Tutoriel d’inscription

Pour la majorité de nos évènements, EPIC vous accueille sur sa plateforme d’inscription : http://fr.inscription.epic-asso.com/


Cette plateforme est disponible en français et en anglais.

Pour chaque nouveau concours organisé par EPIC, vous pouvez préparer votre inscription avant l’ouverture des inscriptions en remplissant le formulaire en mode “brouillon”. Vous pourrez ainsi éditer et compléter votre inscription autant de fois que nécessaire… afin d’être prêt.e le jour J.

La plateforme renomme automatiquement vos médias donc pas besoin de le faire au préalable.

Découvrons maintenant plus en détail le processus d’inscription :


1. Créer son compte
Cliquez sur le bouton en haut à droite « Créer un compte » afin de remplir le formulaire. La création de compte ne peut se faire que sur ordinateur.
Vous devez entrer les informations exactes suivantes, elles ne seront pas communiquées à des tiers:
– Nom
– Prénom
– Pseudo
– Email
– Mot de passe
– Date de naissance

Une confirmation de création de compte vous sera envoyée à l’adresse email que vous aurez saisie. (Attention à ne pas utiliser d’adresse Hotmail ou Outlook, elles bloquent souvent nos mails. Privilégiez les adresses Gmail et pensez à bien vérifier vos spams)
Cliquez sur le lien présent dans l’email afin de valider votre compte. Dans le cas où vous ne recevez pas l’email de confirmation dans un délai raisonnable, n’hésitez pas à nous écrire à contact[at]epic-asso.com afin que nous puissions vous apporter une réponse rapide.


2. Mon compte
Vous pouvez maintenant vous connecter à votre compte en cliquant sur le bouton « Connexion » en haut à droite.
Saisissez votre adresse email (et non votre pseudo !) et votre mot de passe.
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe perdu ? » afin de recevoir un mot de passe temporaire.
Une fois connecté.e, un nouveau bouton « Concours » apparaît dans le menu. Vous pouvez visualiser la liste de tous les concours EPIC disponibles.


3. Préparer son inscription
Cliquez sur le bouton « Préparer son inscription » présent pour chaque concours affiché dans la page Concours.
Vous pouvez à présent prendre connaissance des règlements du concours, qui peuvent être différents d’un concours à un autre. Prenez le temps de bien tout lire.
Choisissez votre type d’inscription : solo ou groupe
A. Solo
En tant qu’unique participant.e, nous connaissons déjà votre nom, prénom et date de naissance.
Vous devez alors renseigner le nom de la série, le nom du personnage, indiquer si c’est votre premier concours cosplay (toute convention confondue), si votre cosplay est une “création personnelle”, c’est-à-dire que le costume n’est pas issu d’une publication officielle, mais d’un fan-art, de votre imagination (création originale), etc… Les “créations personnelles” ne sont pas autorisées dans tous les concours, vérifiez bien ce que le règlement du concours indique à ce sujet.

Vous devez télécharger sur notre plateforme votre fichier audio et votre image de référence. Cette image peut être un montage pour avoir plusieurs angles du même personnage ou un montage personnage + arme/accessoires, cependant la qualité de l’image doit être correcte et peu pixelisée, faites attention également à ce que l’image soit originale (pas de retouches ou de modifications des couleurs d’origine) sauf dans le cas des créations personnelles. Nous n’acceptons pas les liens externes vers des sites de partage de fichiers.

Vous devez nous indiquer TOUTES vos armes et TOUS vos accessoires et vos éventuelles remarques dans le champ prévu. Attention, tout objet non déclaré lors de l’inscription devra être déclaré lors du checking le jour J afin d’être contrôlé et autorisé à monter sur scène.

Vous pouvez maintenant valider. Votre inscription est prête. Vous pouvez la modifier à votre convenance jusqu’à l’ouverture des inscriptions du concours.

• B. Groupe
Seul.e le/la chef de groupe crée l’inscription de son groupe.
En tant que chef de groupe, nous connaissons déjà votre nom, prénom et date de naissance.
Vous devez alors renseigner le nom de la série, le nom du personnage, indiquer si c’est votre premier concours cosplay (pour tout le groupe, toute convention confondue), si votre cosplay est une création personnelle, c’est-à-dire que le costume n’est pas issu d’une publication officielle, mais d’un fan-art, de votre imagination (création originale), etc… Les “créations personnelles” ne sont pas autorisées dans tous les concours, vérifiez bien ce que le règlement du concours indique à ce sujet.

Vous devez télécharger sur notre plateforme le fichier audio du groupe et votre image de référence. Chaque membre a l’image de référence de son personnage, si c’est une photo ou une image d’un groupe, n’hésitez pas à marquer visuellement le personnage concerné. Cette image peut être un montage pour avoir plusieurs angles du même personnage ou un montage personnage + arme/accessoires, cependant la qualité de l’image doit être correcte et peu pixelisée, faites attention également à ce que l’image soit originale (pas de retouches ou de modifications des couleurs d’origine) sauf dans le cas des créations personnelles. Nous n’acceptons pas les liens externes vers des sites de partage de fichiers.

Vous devez nous indiquer TOUTES vos armes et TOUS vos accessoires et vos éventuelles remarques dans le champ prévu. Attention, tout objet non déclaré lors de l’inscription devra être déclaré lors du checking le jour J afin d’être contrôlé et autorisé à monter sur scène.

Cliquez sur le bouton « Ajout membre » pour inscrire la personne suivante de votre groupe en renseignant son prénom, nom, date de naissance, série et nom du personnage et image de référence.
Répétez l’opération pour chaque membre.

Vous pouvez à tout moment ajouter et supprimer un membre à votre groupe.

Vous pouvez maintenant valider. Votre inscription est prête.
Vous pourrez la modifier à votre convenance jusqu’à l’ouverture des inscriptions du concours.


4. Ouverture des inscriptions
A. Vous avez préparé votre inscription
Cliquez sur le bouton « Soumettre votre inscription » et passez à l’étape C.

• B. Vous voulez créer une inscription
Remplissez votre inscription en complétant les champs comme indiqué dans la partie 3. « Préparer son inscription » puis cliquez sur « Valider » et passez à l’étape C.

• C. Accepter les règlements
Une pop-up vous demande de confirmer l’acceptation totale des règlements du concours (vous pouvez les lire ou relire si besoin grâce aux liens proposés).
Cliquez sur la case à cocher si vous acceptez les règlements. Vous pouvez maintenant soumettre votre inscription pour participer au concours.
Vous êtes maintenant en attente de traitement de votre inscription.


5. Durant la période d’ouverture des inscriptions
Vous pouvez consulter sur la page concours l’avancement de votre inscription.
Si celle-ci est complète et jugée valide, vous en serez averti.e sur la page.
Si celle-ci est refusée, vous en serez averti.e sur la page et vous recevrez un email avec les motifs de refus. Vous pourrez modifier votre inscription sur la plateforme et la soumettre à nouveau. Aucune modification via email ne sera acceptée. Chaque modification de votre inscription entraîne son déclassement et elle retourne à la fin de la liste des inscriptions en cours de validation.


6. Fermeture des inscriptions
Il n’est plus possible de s’inscrire au concours et plus aucune modification n’est autorisée sur l’inscription. Si celle-ci est en état « refusée », vous ne pourrez plus la modifier et la soumettre.
Ne tardez donc pas à vous inscrire.
Les équipes en charge du concours procèdent alors à la validation définitive du concours.
Par ordre d’inscription (jour et heure), les inscriptions « Lues et complètes » sont ajoutées jusqu’à remplir le concours. Elles sont dites « Validées ». Les suivantes sont ajoutées en « Liste d’attente ».

Un email est envoyé à chaque inscription validée ou en liste d’attente afin de vous informer de votre situation.
Si vous êtes validé.e, vous recevrez un email d’informations complémentaires pour le jour J quelques jours avant le concours.
Si vous êtes en liste d’attente, vous serez prévenu.e si votre inscription passe en validée à la suite d’annulations d’autres participant.e.s inscrit.e.s au concours en amont de la convention. Si ce n’est pas le cas, merci de vous présenter dans notre espace avant l’heure de fin de checking que nous annonçons sur les réseaux sociaux chaque matin de l’événement. Nous noterons votre présence et dans le cas où des personnes se seraient désistées en amont ou le jour J, vous pourrez accéder à nos vestiaires et participer au concours.